Integrasi dan Migrasi Sistem Informasi Pendataan Tamu Undangan

 (Event Organizer) 

Oleh : 

Ni Kadek Kristina Yanti

BAB I
Pendahuluan

1.1              Latar Belakang

Dengan berkembangnya teknologi yang semakin canggih, segala sesuatu dapat dilakukan secara online dan digital dengan mudah dan nyaman, masyarakat bahkan sudah terbiasa dengan perilaku online ini karena hampir di setiap kegiatan masyarakat pasti ada teknologi yang terlibat di dalamnya. Tidak terkecuali dalam sistem pendataan yang dapat menggunakan sistem untuk mempermudah pengumpulan dan pengorganisasian datanya 

Tamu adalah orang - orang yang dinanti pada suatu acara, acara tersebut tidak akan berjalan apabila tidak ada tamu yang datang, tentunya untuk memperkirakan dan memastikan tamu tersebut akan hadir, dibutuhkan sebuah pendataan. Pencatatan data hadir tamu undangan dari suatu event yang mengharuskan tamu mencatat secara lisan atau tertulis sehingga membuat tidak efisien dalam suatu acara.

Buku tamu adalah cara manual dalam pengumpulan data-data dari para undangan, tentu metode ini dapat mencapai tujuan dalam pendataan tersebut namun nyatanya hal ini kurang efisien. Terdapat berbagai kekurangan dari pendataan secara manual salah satu contohnya adalah mudahnya kehilangan data, isi data yang kurang akurat, dan untuk mengorganisasi data tersebut tidaklah mudah.

Cloud computing menjadi solusi dari berbagai masalah yang biasanya terjadi dalam pendataan secara manual. Semua hal dapat dilakukan secara online menggunakan teknologi, baik dari aspek sarana prasarananya, media penggunaannya, hingga tempat pencatatannya.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

Bab II merupakan tinjauan pustaka membahas review jurnal secara umum yang menjadikan dasar untuk digunakannya sistem pendataan buku tamu undangan dalam proses pembahasan

2.1              Review Jurnal

2.1.1          Jurnal 1

Pada Jurnal tersebut mengembangkan sistem buku tamu dengan memanfaatkan website. Dimana dalam pengisian data pada buku tamu dari menulis tangan menjadi modern dengan pemberian QR code yang telah dibuat oleh wedding organizer dari data yang telah diberikan kedua mempelai kepada wedding organizer. Penggunaan QR Code sebagai pengganti pengisisan buku tamu ini karena QR Code memiliki bentuk yang lebih kecil dibandingkan dengan barcode dan alat untuk membaca QR Code lebih mudah hanya dengan menggunakan kamera handphone.

Pada rancangan sistem jurnal ini dimana nantinya mempelai memberikan daftar tamu undangan yang akan diundang dan admin akan menginput dan menyimpan data mempelai pada database. Setelah itu mempelai mendapatkan QR code yang nantinya dicetak pada kartu lokasi atau lainnya. Pada hari pernikahan dimana admin menjalankan aplikasi QR code pada smartphone. Saat tamu undangan hadir, tamu undangan wajib menunjukkan kartu kecil yang berisi QR Code. Admin akan menscan QR Code pada kartu kecil dan menekan tombol hadir. Jurnal ini mengimplementasikan pengujian testing sistemnya menggunakan blackbox testing. Pada jurnal ini tidak dijelaskan cloud computing yang terlibat sehingga masih kurang dalam mengintegrasikan datanya. (Suwandy Sumbogo, 2019)

2.1.2          Jurnal 2

Pada Jurnal ini juga memiliki kesamaan dengan jurnal sebelumnya dimana memanfaatkan website dan mobile sebagai pengolola wedding e-invitation. Pada aplikasi mobilenya dinamakan Wedew.id digunakan sebagai aplikasi penerima tamu yaitu dengan cara scan QR Code. Undangan akan disebar bisa melalui e-mail tetapi tidak terbatas pada kuota yang ada tentunya setiap data tamu yang ada, maka akan mendapatkan QR Code yang akan digunakan untuk scan pada saat kedatangan tamu.

Pada rancangan desain jurnal ini terdapat beberapa komponen dalam sistem ini diantaranya adalah firebase, web service, database, website, dan aplikasi android. Pada komponen web server terdapat web service dan database yang membantu user dan admin dalam mengirim dan menyimpan data. Pada komponen website, digunakan admin melakukan otorisasi pendaftaran member ( ketua panitia acara ) serta membuat laporan jumlah member yang menggunakan aplikasi dalam hitungan bulan atau tahun dan juga digunakan oleh user ( ketua panitia acara ) untuk memasukkan, mengubah, dan menghapus data tamu serta membuat laporan setelah acara pernikahan seperti buku tamu acara. (Winata Sukiman, 2019)

2.1.3          Jurnal 3

Pada jurnal ini juga memanfaatkan website sebagai pengelolaan event. Sistem ini akan mengakomodasi kebutuhan untuk mengelola kehadiran tamu undangan. Dengan memperoleh data kehadiran tamu, maka klien akan mendapatkan prediksi yang lebih akurat, dan EO serta klien akan dapat mempersiapkan acara dengan lebih siap. Data kehadiran tamu diperoleh dengan cara mengirimkan undangan secara elektronik. Undangan akan dikirim melalui email kepada setiap tamu undangan, dan disertakan link untuk mengirim informasi kepada pihak EO apakah tamu akan datang atau tidak.

Sistem ini dapat digunakan oleh dua rule. Yang pertama adalah Administrator. Administrator memiliki akses penuh atas seluruh fitur pada sistem ini. Administrator akan dapat membuat event baru secara detail, membuat jadwal-jadwal, mengatur rancangan anggaran biaya per event, membuat undangan elektronik, melihat data kehadiran tamu undangan, dan fitur check-in. Role berikutnya adalah operator. Operator hanya bertugas saat dibutuhkan saja, yaitu pada saat acara berlangsung. Tugas dari seorang operator adalah memasukkan data tamu undangan pada saat sebuah event berlangsung melalui pemindaian QR Code yang telah dikirim ke email masing-masing tamu undangan. Selain kedua role tadi ada juga guest biasa yang tidak memerlukan login, hanya menerima QR Code untuk dipindai (proses check-in). Pengujian yang telah dilakukan pada sistem ini adalah pengujian black box saja. Dari semua pengujian yang dilakukan.  (Risya Fideandi, 2019)

2.1.4          Jurnal 4

Pada Jurnal ini juga memanfaatkan website sebagai pengelola event, namun sistem ini diaplikasikan di web server milik WebInvito Design. Sistem ini memiliki 2 fitur utama yaitu memilih template yang ada, dan mengubah pilihan template dengan bantuan desainer, maka sistem ini mencakup penyediaan desain, pengiriman undangan kepada tamu, pencatatan tamu yang datang, dan penyediaan database untuk foto.

Untuk merancang sistem ini penulis melibatkan cloud computing IAAS yaitu menggunakan Amazon Web Service EC2 sebagai server dan Amazon S3 sebagai tempat penyimpanan data berupa gambar-gambar sehingga data tersebut tidak akan disimpan di web server hosting. Dimana hal tersebut dapat mengurangi beban data yang dimasukkan ke hosting dan memastikan kegunaan server hosting hanya untuk menampilkan undangan website

Pada rancangan sistem jurnal ini dimana nantinya user akan login, user yang tidak mempunyai akun bisa membuat akun pada menu register, setelah user login, user dapat melakukan aktifitas yang terdapat yaitu memilih modifikasi desain, menjelaskan proses pengguna memilih template awal dan menjawab pertanyaan seputar desain kemudian mengirim data kepada desainer, setelah menentukan desain user akan mengisi metode pembayaran, setelah pembayaran terkonfirmasi selanjutnya user mengisi daftar tamu pada acara tersebut yang bertujuan untuk memberitahukan pengguna yang telah mengirimkan email, jumlah tamu yang datang atau tidak. selanjutnya user akan diberikan link untuk membagi foto-foto pada tamu. (Citra Lestari, 2015)

2.2              Review Aplikasi

2.2.1          Aplikasi Pembuatan Kartu Undangan Gratis 2020

Aplikasi ini di publish oleh Greeting Islands menggunakan satu Bahasa yaitu Bahasa Indonesia. Aplikasi ini dirilis tanggal 15 Mei 2018 dan terakhir di update tanggal 23 Februari 2020 Aplikasi ini merupakan aplikasi desain grafis pembuatan undangan dan kartu ucapan. Fitur yang terdapat pada aplikasi ini hanya menyediakan desain grafis undangan dimana user dapat mengedit dan mengkustomisasi undangan kemudian kartu undangan dapat di share ke aplikasi pihak ketiga lainnya ataupun menyimpan hasil desain kartu undangan. Cara penggunaannya download aplikasi Pembuatan Kartu Undangan Gratis 2020 kemudian pilih salah satu template dengan beberapa kategori yang tersedia yang akan digunakan untuk membuat undangan atau dapat menkustomisasi dengan desain sendiri lalu edit text pada template undangan sesuai dengan keinginan setelah itu selesai kartu undangan dapat disimpan dan dishare ke aplikasi lainnya

2.2.2          Aplikasi Punchbowl: Online Invitations & Digital Cards

Aplikasi ini di publish oleh Punchbowl menggunakan satu Bahasa yaitu Bahasa Inggris. aplikasi ini dirilis tanggal 30 Oktober 2015 dan terakhir di update tanggal 24 Januari 2020. Aplikasi ini merupakan aplikasi desain grafis pembuatan kartu undangan dan undangan digital yang dapat dikirim melalui gmail. Fitur yang terdapat pada aplikasi ini yaitu invitation dan card desain grafis. Cara menggunakannya yaitu download aplikasi Punchbowl: Online Invitations & Digital Cards kemudian user dapat menentukan pilihan yaitu mengundang tamu atau membuat kartu undangan, dimana mengundang tamu user memilih template yang telah disediakan kemudian menginput nama event, tanggal, waktu, nama pembuat acara, no tlp, alamat, kota, negara, dan kode pos. kemudian diarahkan untuk mengedit desain template dan menambahkan foto. Dan kemudian undangan akan dikirim melalui email.

2.2.3          Aplikasi Zoho Sign – Upload, Scan and Sign Documents

Aplikasi ini di publish oleh Zoho Corporation bisa menggunakan banyak Bahasa, aplikasi ini dirilis tanggal 12 Juli 2017 dan terakhir di update tanggal 14 Mei 2020. Aplikasi ini merupakan aplikasi penandatanganan digital, melakukan scanner, dan mengirim dokumen. Fitur yang terdapat pada aplikasi ini yaitu mendapat pengingat waktu  untuk menandatangani document, memindai document langsung dari dalam aplikasi, membuat, mengirim dan menandatangani document dalam beberapa menit. cara penggunaanya, download aplikasi Zoho Sign – Upload, Scan and Sign Documents. kemudian registrasi dengan gmail, kemudian pilih dokumen yang akan di tandatangani, kemudian dokumen dapat di share ataupun disimpan.

2.2.4          Aplikasi Digital Invitation Card Maker

Aplikasi ini di publish oleh Tools Media App menggunakan satu Bahasa yaitu Bahasa inggris. aplikasi ini dirilis tanggal 17 September 2018 dan terakhir di update tanggal 19 September 2018. Aplikasi ini merupakan aplikasi desain grafis kartu undangan dan invitation sama seperti aplikasi sebelumnya. Fitur yang terdapat pada aplikasi ini yaitu invitation sekaligus mendesain kartu undangan. Cara menggunakannya yaitu download aplikasi Digital Invitation Card Maker kemudian user dapat membuat kartu undangan dengan mengundang tamu user memilih template yang telah disediakan kemudian menginput nama event, tanggal, waktu, dan nama pembuat acara, kemudian diarahkan untuk mengedit desain template dan selesai kartu undangan dapat dishare dan disimpan

2.2.5          Aplikasi QR Code Reader – Scan, Create, View, and Edit

Aplikasi ini di publish oleh Sumy Applications menggunakan satu Bahasa yaitu Bahasa inggris. aplikasi ini dirilis tanggal 26 Agustus 2018 dan terakhir di update tanggal 1 Mei 2020. Aplikasi ini merupakan aplikasi pemindai kode QR dan Barcode dan juga dapat menyimpan data. Fitur pada aplikasi ini yaitu dapat memindai semua barcode sepert QR, Data Matrix, Aztec, UPC, EAN. dan kode 39. dapat membuat kode QR untuk setiap peristiwa, dapat membaca kode dari file gambar, dapat melihat history data riwayat yang dipindai, dan dapat mensharing data barcode. cara menggunakannya yaitu download aplikasi QR Code Reader – Scan, Create, View, and Edit. kemudian izinkan kamera untuk menscan barcode, kemudian pilih create untuk membuat barcode dan pilih kategori sesuai dengan yang diinginkan, setelah itu selesai barcode berhasil dibuat dan digunakan.

BAB III
PEMBAHASAN

Tahapan pembahasan ini berisi tentang proses bisnis dan desain solusi yang dilakukan peneliti dalam melakukan penelitian

3.1              Analisa Kebutuhan

Analisa Kebutuhan digunakan untuk memberi gambaran umum melalui diagram aktifitas, rancangan databases, skema relasi dan solusi yang ditawarkan pada sistem pendataan tamu berbasis web dengan QR code.

3.1.1          Kebutuhan Sistem

Spesifikasi kebutuhan sistem ini membutuhkan cloud computing dengan bantuan SAAS berbasis website dan AAS sebagai pengirim kartu undangan menggunakan gmail dan QR Barcode

3.2              Diagram Aktifitas

Diagram Aktifitas ini merupakan sistem informasi yang digunakan dalam mengolah data sebuah sistem pendataan buku tamu undangan.

3.2.1          Diagram Konteks Sistem Pendataan Buku Tamu Undangan

Diagram Konteks sistem pada pendataan buku tamu undangan merupakan diagram yang menggambarkan alur data secara umum. Diagram Konteks dari sistem pendatan buku tamu undangan  dapat dilihat pada Gambar 3.1

 Gambar 3. 1 Diagram Konteks Pendataan Tamu Undangan

Gambar 3.1 merupakan Diagram Konteks sistem pendataan tamu undangan. Pada tahap ini terdapat 4 proses yang dilakukan oleh sistem berikut penjelasan mengenai siklus Diagram Konteks sistem pendataan tamu undangan :

a.                  Admin mengupload desain template kartu undangan dan sistem mengolah sehingga menghasilkan laporan informasi ke admin

b.                 Pengunjung mengunjungi sistem, mendapat informasi mengenai sistem dan sistem memberikan informasi mengenai isi website.

c.                  Pengguna mengunjungi sistem, mendapat informasi mengenai sistem, login pada sistem, user login, dapat menggunakan sistem dengan memilih event paket, memilih desain kartu undangan, melakukan transaksi event dan sistem akan merespon permintaan pengguna dan mengirim data tamu undangan yang hadir.

d.                 Sistem mengirim kartu undangan kepada tamu undangan dan tamu undangan menerima kartu undangan secara digital menggunakan application as a service dengan gmail sebagai mengkonfirmasi kehadiran tamu

3.1.1          DFD Level 0 Sistem Pendataan Buku Tamu Undangan

DFD Level 0 sistem pendataan buku tamu undangan terdiri atas tiga proses yaitu layanan data login, Master data dan transaksi. DFD level 0 sistem pendataan tamu undangan dapat dilihat pada Gambar 3.2.

Gambar 3. 2 DFD Level 0 Pendataan Tamu Undangan

Gambar 3.2 merupakan tampilan dari DFD Level 0 sistem pendataan tamu undangan. Terdapat 3 entitas luar yaitu adminstrator, tamu undangan dan user. Selain itu terdapat 6 data store yaitu data user, data login, data admin, data event, data template dan data transaksi.

3.1.1          DFD Level 1 Login Sistem

DFD level 1 Login adalah pemecahan proses sistem pendataan buku tamu undangan pada DFD Level 0. DFD level 1 login sistem dapat dilihat pada Gambar 3.3.

Gambar 3.3 DFD Level 1 Login Sistem

Gambar 3.3 merupakan DFD level 1 login sistem, dimana dimulai dari proses user dan admin menginput username dan password, kemudian dilanjutkan sistem memverifikasi user dan admin dengan memeriksa username dan password pada database dan menyimpan kembali. Setelah terverifikasi user dan admin dapat menggunakan sistem

3.1.1          DFD Level 1 Layanan Master Data

DFD level 1 Master Data adalah pemecahan proses sistem pendataan buku tamu undangan pada DFD Level 0. DFD level 1 Master Data dapat dilihat pada Gambar 3.4.

Gambar 3.4 merupakan tampilan dari DFD Level 1 Master data. Terdapat tiga proses yang terlibat yaitu proses design undangan, proses upload template, dan kirim undangan Aliran data yang terjadi pada level 1 proses master data adalah sebagai berikut:

a.                  Proses design undangan menerima aliran data event yang berasal dari data store event, serta menerima informasi dari data store template. Pada proses design undangan, user dapat mengkustomisasi template sendiri dengan mengupload template sesuai dengan ketentuan upload template, jika user ingin menggunakan template yang sudah ada maka user dapat memilih kategori event sesuai dengan template.

b.                 Proses upload template, admin akan mengupload template untuk mengupdate setiap template pada sistem agar menjadi terbaru dan diminati oleh user. Kemudian user dapat mengupload template sesuai dengan designnya dan ketentuan upload template. Kemudian menyinpan designnya pada data store template dan mengirim template dan memberi informasi template pada proses design

c.                  Proses kirim undangan, admin akan memberi konfirmasi jika user telah terverifikasi dalam proses transaksi ataupun telah menyelesaikan proses design undangan kepada proses kirim undangan jika terverifikasi oleh admin maka admin akan mengirim ke proses kirim undangan, kemudian mengirim secara Application as a service dengan gmail berisi dengan barcode kehadiran dan berisi konfirmasi undangan, dimana tamu menggunakan barcode QR ketika akan mendatangi event tersebut, dan user akan mendapat scanner barcode dari sistem. dan barcode akan mengelist kehadiran tamu yang akan diberikan ke user nantinya.

3.1.1          DFD Level 1 Layanan Transaksi

DFD level 1 layanan transaksi adalah pemecahan proses sistem pendataan buku tamu undangan pada DFD Level 0. DFD level 1 layanan transaksi dapat dilihat pada Gambar 3.5

Gambar 3.5 DFD Level 1 Layanan Transaksi

Gambar 3.5 merupakan tampilan dari DFD Level 1 layanan transaksi. Terdapat tiga proses yang terlibat yaitu proses transaksi, jenis pembayaran, dan bukti pembayaran. Aliran data yang terjadi pada level 1 proses layanan transaksi adalah sebagai berikut:

a.                  Proses transaksi, dimana proses transaksi mencakup seluruh dari proses pembayaran. User akan memilih design sesuai dengan budgetnya kemudian melakukan transaksi kemudian sistem akan mengirim informasi transaksi tersebut dan jenis bayaran, dan menyimpan datanya pada data store user. Kemudian sistem akan mengirim informasi transaksi user ke admin setelah admin mengecek bukti pembayaran dan informasi transaksi user maka admin akan memverifikasi transaksi user. Dan menyimpannya pada database data transaksi

b.                 Proses jenis pembayaran, dimana proses transaksi akan mengirim data transaksi user yang telah terverifikasi transaksinya oleh admin kemudian user menentukan pembayaran transaksinya menggunakan e-money ataupun melalui transfer bank dan informasi pembayaran ini akan dikirim lagi ke proses transaksi

c.          Proses Bukti Pembayaran, setelah menentukan jenis pembayaran, user akan mengirim bukti pembayarannya dan mendapatkan notifikasi pembayaran jika bukti pembayaran telah dikonfirmasi.

3.1              Rancangan Databases

3.1.1          Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram yang dibangun pada sistem pendataan buku tamu undangan pada suatu event dapat dilihat pada gambar 3.6

Gambar 3.6 ERD Sistem Pendataan Buku Tamu Undangan

Diagram ini merupakan penjabaran dari hubungan proses alur dari user dan admin yang melakukan login ke sistem selanjutnya user akan menentukan event dan membuat design yang berisi data dari acara user ataupun mengupload design kemudian menginput data tamu undangan, melakukan transaksi jika user memilih design berbayar. Pembayaran akan dikonfirmasi oleh admin, jika sudah terkonfirmasi sistem akan mulai mengirim kartu undangan digital kepada tamu undangan.

3.1              Skema Relasi

Skema relasi merupakan lanjutan dari ERD tujuannya untuk menggambarkan secara sederhana hubungan antara tabel, yang nantinya akan dibangun ke dalam sistem pendataan buku tamu undangan.

 

                                     Gambar 3.7 PDM Sistem Pendataan Buku Tamu Undangan

Gambar 3.7 merupakan gambaran Physical Data Model atau skema relasi serta hubungan antara data-data tersebut pada sistem pendataan buku tamu undangan, dimana terdapat Sembilan kolom setiap kolom memiliki relasi antar table.

3.1.1          Kamus Data

Kamus Data disini sebagai menyimpan informasi yang menyimpan struktutr struktur basis data. Kamus data sistem pendataan buku tamu undangan adalah sebagai berikut.

Tabel 3.1 Kamus Data Sistem Pendataan Tamu Undangan

Total entitas tabel dalam database berjumlah sembilan entitas Setiap entitas mereprentasikan satu buah tabel yang saling terhubung satu sama lainnya dalam database.

3.1              Solusi

Dari sistem yang telah dibuat sehingga dapat menemukan solusi yang diberikan adalah mengoptimalisasi penggunaan teknologi informasi dalam proses pendataan buku tamu undangan pada suatu acara atau event tertentu, dalam proses pengisian data pada buku tamu dari menulis tangan diubah menjadi modern atau digital dengan menggunakan cloud computing SAAS dan QR code. sebelum menerapkan sistem yang dirancang tentunya perlu memperhatikan ketidakefektifan yang ditawarkan oleh sistem ini, maka untuk mengurangi terjadinya ketidakefektifan saat mengimplementasi sistem, user akan diberikan pelatihan atau menguji secara blackbox testing.

Cloud Computing disini akan menjadi sebuah model dalam penerapan sistem pendataan buku tamu undangan digital, dimana dapat dengan mudah mengakses dan berinteraksi  dengan  penyedia  layanan. pada sistem ini penulis menggunakan layanan dari cloud computing yaitu layanan SAAS Dimana layanan SAAS ini nantinya akan menyediakan layanan pengundangan tamu undangan berbasis website dengan QR code. sehingga dapat mempurmudah dalam penggunaannya dengan melakukan pengiriman kartu undangan sistem menggunakan AAS (Applications As A Service) dengan mengirim melalui gmail kepada tamu undangan. Dan dimana kartu undangan tersebut akan berisi barcode untuk digunakan saat datang keacara dan pembuat event akan menscan barcode tersebut dan sistem akan merespon bahwa tamu undagan tersebut hadir.